A “spenót”, amit le kell nyelni

Nem, most nem japán ételekről írok. A hórenszó japánul spenótot jelent ugyan, de mozaikszóként egészen más az értelme. A hókoku, renraku, szódan szavak első szótagjából képezte még 1982-ben az SMBC Friend Securities nevű japán pénzügyi cég vezetője Jamazaki Tomidzsi, aki a cégen belül bevezette ezt a gyakorlatot, ami azóta is a japán vállalatokon belüli kommunikáció alappillérét jelenti, különösen, ha valamilyen probléma merül fel a gyártás vagy az üzletmenet során.

A hókoku (報告) beszámolót jelent. Bármi gond merül fel, akkor az első ember, aki szembesül ezzel, írásos beszámolót kell, hogy írjon róla. A beszámolónak először a problémáról kell szólni, természetesen minél részletesebben. Ezek után a probléma okai és a lehetséges megoldási mód vagy módok következnek. Sok nyugati kultúrkörbe született ember, valamint első munkahelyén kezdő japán a rátermettségét azzal kívánja bizonyítani, hogy ilyen esetben a problémát megpróbálja saját maga elhárítani, minden különösebb ’felhajtás nélkül’. Ez azonban távol áll a japán megközelítéstől. A japánok szerint ilyenkor alapos feltáró munka kell, mert egy gyors tűzoltás sokszor nem fedi fel a probléma okát, így az a későbbiekben megismétlődhet vagy akár még súlyosabbá válhat. 

Kulcskérdés tehát mások bevonása is a probléma megoldásába. Itt fontos a szerepe a renraku-nak (連絡), ami értesítést, kommunikációt jelent, vagyis értesíteni kell a cégen belül mindazokat, beleértve a közvetlen felettest is, akinek szerepe lehet a helyzet megítélésében és megoldásában. Ez akkor is így van, ha a problémát észlelő ért a legjobban az adott területhez. A probléma megoldási folyamata során folyamatosan küldeni kell a renraku-kat, akkor is, ha csak egy apró, részleges előrelépés történt. Így érzi biztonságban magát mindenki, aki a folyamatban részt vesz.

A folyamat során általában szükség van a szódan-ra (相談) is. Ez a szó a tanács kérését jelenti. Különösen azok tanácsát illik kikérni, akik tapasztaltabbak az adott területen. Ez persze a kötelező tiszteletadás jelzése is. Csapatmunkáról van szó, az egyénieskedés, az önálló akció gyanút kelt, és akár az önállóan lépő kolléga pozíciójába is kerülhet. A magányos farkas nem hősként, hanem antiszociális egyénként van inkább elkönyvelve, és – ami Japánban különösen végzetes lehet – kiközösítve. A munka folyamata van annyira fontos, mint a végeredménye. A folyamatos eredményességnél pedig még fontosabb is a folyamatos kommunikáció és együttműködés.

Amennyire a magam tapasztalatából meg tudom ítélni, a fenti három mozzanat nemcsak a problémamegoldás során gyakori, hanem általában is jellemzi a japán cégen belüli vagy akár a cégek közötti kapcsolatokat is. A beszámoló írása kötelező minden üzleti út során is, és minél részletesebbnek, lehetőleg fotókkal alátámasztottnak kell lennie. A japánok már az üzleti út vége előtt az aznapi történéseket is lejegyzik. Az utazás során többször is hazaszólnak emailen, telefonon, hogy minden rendben van-e. Teljesen természetes az is, hogy tanácsot kérnek az otthoniaktól. Mindez arra utal, hogy nemcsak az alaposság és a biztonságos ügymenet van e gyakorlat hátterében, hanem a bizalom fenntartása a kollégák között, illetve a felettessel vagy az ügyféllel való viszonyban. Abban tudnak igazából csak megbízni, aki gyakran jelentkezik, hogy mi a helyzet, aki minden esetben megkérdezi mások véleményét is. A munkaórákon túli informális összejövetelek egyik funkciója is az, hogy kolléga és főnök megossza egymással az aktuális történéseket, akár felmerül a segítségkérés igénye, akár nem.

Az okostelefonok, táblagépek elterjedésével még könnyebbé vált a hórenszó, hiszen útközben is elérhetők a kollégák. Ugyanakkor a kevésbé indokolt beszámolók írása elvesz a valós munkával töltött időből, csökkenti a hatékonyságot. Ezen lehet javítani, ha az esetlegesen érintett kollégákat az emailek másolatába teszik, és a fontosabb fájlokat többek számára is elérhetővé teszik azzal, hogy feltöltik őket felhőbe. Bár a hórenszó gyakorlata első pillantásra megterhelőnek tűnhet, de hosszabb távon megtérülhet az erőfeszítés. Például típus problémák újra megjelenésével lényegesen könnyebbé teszik azok kezelését, hiszen vissza lehet nyúlni a korábbi dokumentumokhoz, kommunikációhoz.

 

Források: 

Why is reporting so important in Japanese companies? – Olivier van Beneden
https://eubusinessinjapan.eu/library/publication/article-why-is-reporting-so-important-in-japanese-companies

HORENSO – (REPORT, CONTACT AND CONSULT) – Patricia Pringle, Japan Intercultural Consulting
http://www.japanintercultural.com/en/news/default.aspx?newsID=169

What is HOURENSOU? –  Juju Kurihara
http://www.iromegane.com/japan/culture/what-is-hourensou/

Az ábra forrása:
https://matome.naver.jp/odai/2143823614790938301

Borítókép: https://dietless.hu

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.