Nemrég kaptam egy felkérést, hogy egy nemzetközi tárgyalástechnikákat elemző dolgozathoz és prezentációhoz válaszoljak pár Japánnal és a japánokkal kapcsolatos kérdésre. Mivel az információ mások számára is hasznos lehet, a kérdező hozzájárulásával közreadom az interjú szövegét:
Beszéljen néhány szóban magáról, milyen nemzetközi tapasztalatai vannak, azzal kapcsolatos munkájáról!
Tanácsadóként kelet-ázsiai, főként japán, valamint közép- és kelet-európai cégek közti üzleti kapcsolatok létrehozásával, támogatásával foglalkozom. Főbb feladataim: napi szintű stratégiai tanácsadás, piackutatás, interkulturális tréningek szervezése és tartása cégvezetőknek a japán partnereikkel való hatékonyabb kommunikáció és együttműködés érdekében, cégünk marketing és kommunikációs ügyeinek menedzselése.
Mi jut eszébe először akkor, ha a japán kultúrát említjük?
A precizitás, a robotok és a rizs.
Melyik irodalmi mű, zene stb. mutatja be legjobban a japán kultúra sajátosságait?
Könyvek:
- Ferber Katalin: A felkelő nap árnyéka
- Ryu Murakami: Coinlocker babies
- Shusaku Endo: Némaság
Filmek:
- Akira Kurosawa: A vihar kapujában (1950)
- Shohei Imamura: Narayama balladája (1983)
- Alain Corneau: Tokiói tortúra (2003)
Ha jellemezni kellene a tipikus japánt, akkor hogyan jellemezné? Milyen főbb csoportok különböztethetők meg tárgyalástechnikai szempontból?
A tipikus japán munkamániás, mindent a közösség (cég) céljainak rendel alá, szabálykövető, kitartó és meg akar felelni másoknak. Nem mutatja ki az érzéseit, nehezen kér segítséget és rendkívül körülményes (kockázatkerülő) tud lenni. Ha sikerül összebarátkozni vele, akkor hosszútávú lesz a kapcsolat. Tárgyalástechnika szempontjából az lehet érdekes, hogy tárgyalópartnerünk a hierarchia mely fokán helyezkedik el (28. beosztott vagy cégvezető, tulajdonos), illetve hogy milyen szerepben van (vevő/eladó).
Mi az, ami váratlanul érte, meglepő volt számára, amikor először került kapcsolatba a japán kultúrával?
Az, hogy ahhoz képest, hogy a második világháborúban mennyire letarolták őket, a japánok talpra álltak és a világ egyik vezető gazdasági hatalmává tudtak válni.
Miben áll a magyar és a japán kultúra közti különbség?
Két dolgot emelnék ki: a japánok csoportorientáltak, a magyarok individualistábbak. A japán ember sosem panaszkodik, a magyar viszont elég gyakran!
Mit gondolnak a magyarokról Japánban?
A japánok kedvelik a magyarokat. Vannak akik hisznek a közös eredetben - hogy az Uraltól ők keletnek, mi nyugatnak indultunk. A Kodály-módszer szerint oktatják a zenét. Sok japán jön a budapesti Zeneakadémiára tanulni. De a magyar orvosképzést is kiválónak tartják és jönnek a SOTÉ-ra, Debrecenbe és Pécsre is tanulni.
A japán kultúrával kapcsolatosan mire kell különösen felkészülni? Vannak-e speciális kommunikációs sajátosságok, problémák (pl. öltözködés, viselkedés, tárgyalási stílus, verbális, non-verbális kommunikáció, tér-idő kezelése, formalitás-informalitás stb.)?
Érdemes megismerni a japán kultúrát, történelmet, mert ezekből lehet sokat tanulni arról, hogy hogyan működnek a japán emberek. A kommunikációnál a non-verbális jeleket emelném ki. Az etikett ismerete is hasznos, de ennél fontosabb a működésmódjuk hátterét érteni.
Mi volt az a tárgyalási élménye, amelyre a legszívesebben emlékszik vissza (pl. legsikeresebb, legjobban kezelt valamilyen problémák)? Miért volt emlékezetes? Írja le a folyamatot részletesen!
Egy magyar cég japán partnert keresett egy technológiai együttműködéshez, cégünkön keresztül megismertek egy potenciális jelöltet. Másodszor találkoztunk a szereplőkkel kint Japánban, akik elvittek minket vidékre, egy eldugott kis helyre gyárlátogatásra. A célunk további információk begyűjtése volt és az együttműködés további alakítása. Ehhez képest a fehér asztal mellett teljesen reménytelennek látszott minden. Úgy éreztük, hogy ugyan azt ismételjük, mint az első találkozón, valamint elbeszélünk egymás mellett és feleslegesen utaztunk oda. Kértünk időt és a dohányzóban szűkebb körben sikerült elindítani egy beszélgetést. Utána szintén szűkebb körben a helyi vasúti restiben étel-ital mellett folytatódott az eszmecsere és végül előrébb tudtunk lépni. Fontos volt ezerszer is türelmesen elmondanunk mit szeretnénk, egyszerűsíteni a kommunikáción, a kisebb létszám és az informális helyszín.
Milyen tipikus kommunikációs, tárgyalási baklövéseket ismer (amelyekkel találkozott, látott)?
- Amikor magyarok poénkodni/ironizálni próbálnak a japánoknak és ők nem értik, csak összezavarodnak (rosszabb esetben a magyar félben ez nem is tudatosul).
- Amikor a magyar fél a japánok bólogatását igennek értelmezi, pedig az csak annyit jelent, hogy hallották az elhangzottakat.
- Amikor a magyar fél ideges lesz attól, hogy sokadjára teszik fel neki ugyan azt a kérdést. Kötekedésnek hiszi, pedig csak jobban akarnak valamit érteni, illetve több információra van szükség, hogy átmenjen a hierarchián az adott ügy.
Hogyan néz ki egy tipikus tárgyalás?
Előre elő van készítve, a döntéshozatal sosem ott történik.
Mi kell a sikeres tárgyaláshoz a japán kultúrában? Milyen lépéseken keresztül vezet az út?
Felkészülés, referenciák, bizalomépítés és türelem, türelem, türelem!
Együttműködés vagy saját előnyre törekvés a fő elv?
Együttműködés.
Milyen tárgyalási trükkök jellemzők az adott kultúrára?
Nem nevezném trükknek, de érdemes odafigyelni arra, hogy az arcvesztést el akarják kerülni, nincs abszolút igazság, különbség van a publikusan felvállalt vélemény (tatemae) és a saját vélemény (honne) között, valamint a japánok számára nem a logikán van a hangsúly, hanem az intuíción.
Mire és hogyan célszerű felkészülni a tárgyalásra (pl. öltözködés, tárgyalási környezet, partner, piacból stb.)?
Alaposan érdemes felkészülni a cégből, a piacból, előre tudni milyen pontokon akarunk végigmenni, ezeket előzetesen megküldeni a japánoknak is, hogy ők is fel tudjanak készülni, egyeztetni a hierarchiában. Legyen nálunk névjegykártya, nagyon fontos szerepe van: így tudnak elhelyezni minket a hierarchiában. Fontos az ülésrend (vendég néz az ajtó felé) és a személyek sorrendje is számít.
Mi jellemzi a tárgyalás megnyitását? Mire kell ügyelni?
Alap a pontosság. A japán inkább megérkezik sokkal előbb a helyszínre, hogy a megbeszélt időpontban biztosan be tudjon lépni az ajtón.
Milyen elvei vannak a megfelelő tárgyalási hangulat megteremtésének, a jó légkör kialakításának?
Érdemes elsőre “jégtörőként” semmiségekről beszélgetni: ki hogy utazott, milyen az időjárás, kérnek-e kávét stb. A poénkodást érdemes kerülni.
Milyen eszközökkel tudják a felek egymás igényeit alaposan felmérni?
Kérdeznek…
Milyen a jó ajánlat? Mikor érdemes megtenni?
Érdemes átgondolni a megbeszélteket és később ajánlatot tenni. Vagy már eleve írásban megtenni az ajánlatot előre és arról beszélni részletesebben a találkozón. Jellemzően nem döntenek a japánok helyben.
Hogyan folyik az alkudozás?
A tárgyalások elő vannak készítve, ott nem igazán történhet meglepetés, alkudozás. Általánosságban viszont érdemes a japánokkal eleve opciókban gondolkozni. Pl. egy piackutatási ajánlatnál felsorolhatjuk hogy milyen országok vonatkozásában, milyen mélységben vagyunk készek kutatni, eredményeinket kifejtős vagy táblázatos formában bemutatni, mi mennyi munkaórát igényel, mit mennyiért tudunk elvállalni. A japán fél így látja mire vagyunk képesek és eldöntheti mennyi pénzt áldoz az adott témára és ennek megfelelően határozza meg a kutatás körét.
Mikor érkezik el az a pillanat, amikor lezárható a tárgyalás?
Ha végigmentünk az összes napirendi ponton.
Hogyan célszerű fenntartani a kapcsolatot?
Emailben. Érdemes memót is írni a találkozóról, hogy egyértelmű legyen miben állapodtunk meg.
Ha egy magyarnak akarna tanácsot adni, akkor mi lenne a 3 legfontosabb tanács (üzenet, aranyszabály) a japán kultúra tárgyalási szokásaival kapcsolatosan?
Ha valaki japánokkal akar üzletelni:
- Készüljön fel alaposan (saját termék/célok, referenciák + japán (üzleti) kultúra)!
- Legyen türelmes és kitartó!
- Gondolkozzon hosszú távon!
A fotó saját!
