A japán üzleti kommunikáció magyar szemmel nézve elsőre kiismerhetetlennek tűnhet, de mindenre van magyarázat. Nem kapott még visszajelzést a legutóbbi tárgyalás után? Bemutatunk 5 lehetséges okot, mi lehet a háttérben.
Fontos japán látogatót várnak egy magyar céghez. A magyar cég vezetése – megfelelő előkészületeket követően – most kívánja előterjeszteni, bemutatni üzleti javaslatát. Meg van győződve arról, hogy az ajánlat megalapozott, kölcsönös, s a japán fél számára is egyértelmű haszonnal jár. A japán látogató döntéshozói pozícióban van cégénél.
Megérkezik a japán delegáció: jónéhányan kísérik a vezetőt. A bemutatkozások, névjegycserék után tárgyalóasztalhoz ülnek, s a magyar fél részletesen bemutatja üzleti tervét. A prezentáció közben egyik-másik japán bőszen jegyzetel, míg mások szundikálni látszanak.
A prezentáció végeztével feltesznek néhány kérdést, majd megköszönik a beszélgetést, felállnak és távoznak a helyszínről. A magyar fél lesújtva és értetlenül áll szembe a helyzettel: az érdemi reakció hiányával - ami a japán üzleti kommunikációban gyakran megesik.
Mi történhetett?
A várakozásokkal szemben mégsem érdekli a japán felet a javaslat?
Kár volt az egész próbálkozásért?
Egyáltalán nem biztos!
Számos olyan kulturális tényező van, amelynek ismerete segíthet a helyzet értelmezésében, a japán fél reakciójának megértésében.
Vegyünk sorra – a teljesség igénye nélkül - néhányat, amely kihat a japán üzleti kommunikációra.
Csoportszellem
A japán társadalom kialakulásában meghatározó szerepe volt a rizstermesztésnek. Míg Európában egy paraszt, egy ökör és egy eke, no meg némi vetőmag elegendő volt ahhoz, hogy akár egy nagyobb család éves élelmiszer-szükségletét előállítsák, addig Japánban a rizsföldek vízellátásának megoldása (a csatornák kiépítése, karbantartása, a víz kiemelése, elosztása, stb.) egy nagyobb közösség szinte minden tagjának részvételét igényelte.
A csoporthoz tartozás létbiztonságot jelentett, a kiközösítés pedig szinte halálos ítéletet. A közösségben a harmónia (azaz az együttműködési készség) megőrzése meghatározó szempont volt. Ezért jellemzi a döntéshozatali folyamatot leginkább a konszenzusra törekvés.
Felelősség
A csoportszellemből és a konszenzusra való törekvésből automatikusan következik, hogy az egyszemélyi felelősség-vállalás ritka, inkább igyekeznek a döntéshozás súlyát megosztani egymás között. Ez a cégeknél azt jelenti, hogy a javaslatok alulról jönnek, s végig járjak az összes érintettet, akik egyetértésük esetén az aláírásként funkcionáló kis piros pecsétjüket rányomják egy körbejáró papírra, az úgynevezett ringisóra (ezt természetesen manapság már gyakran elektronikus formában helyettesítik).
Ha kérdésük, aggályuk van, akkor azt ráírják a papírra, ami ilyenkor visszamegy a kör elejére. Döntés akkor születik, ha minden kis piros pecsét összegyűlt, azaz teljes a konszenzus. A döntéshozatal lassú folyamat, de a döntés tartalmát a végére mindenki teljes mértékben ismeri, s a döntést a magáénak is tartja. Ennek megfelelően maga a végrehajtás gyors és hatékony.
Szakmaiság
Ez ismét logikusan levezethető az előző pontunkból: mindenki a saját szűk szakmai szempontjaira koncentrál, s a javaslatot ebből a szemszögből értékeli. A magyar cég prezentációja során a japán delegáció tagjai szinte kizárólag arra figyelnek, hogy az ő saját, szűk szakmai szempontjaik szerint hogyan lehet a javaslatot értékelni, milyen kockázatok, aggályok merülhetnek fel a kivitelezés során. Ezért is van szüksége a japánoknak arra, hogy szinte mindig nagyobb delegációkkal utazzanak. Az egy vagy két fős üzleti látogatók inkább „felderítőknek” számítanak – nekik nem döntés, hanem a javaslat előkészítése a feladatuk.
"Szundikálás"
Bár a Japánhoz képest 7-8 órás időkülönbség, az utazás fáradsága mentség lehet a valós szunyókálásra is, az esetek többségében a japánok prezentáció közbeni szundikálása látszólagos. Ilyenkor koncentrálnak, s igyekeznek a vizuális zavaró hatások kizárásával maximálisan odafigyelni.
Tagadás/igenlés
A japánok udvariatlannak, kellemetlennek tartják, hogy nemet mondjanak. A japán nyelvben gyakran használt „hai”, azaz igen szó értelme kibontva lényegesen eltér az európai nyelvekben használatos igentől. A „hai” nem egyetértést, beleegyezést jelent, hanem pusztán annyit: „hallottam” vagy „megértettem”. A nemleges, elutasító válasz kerülése gyakran ahhoz vezet, hogy a várt írásos válasz is elmarad. A hallgatás gyakran nem az elhúzódó döntéshozatali folyamatot, hanem az elutasítást takarja.
A japán üzleti kommunikáció alaposabb megismerésére ajánlom a Sűdy és Társa Kft. interkulturális tréningein való részvételt is.
Nem könnyű a japánokkal üzletet kötni, de mindenképpen érdemes, hiszen megbízható, hűséges, kitartó partnerek. Az üzletkötéssel járó folyamatokban a Sűdy és Társa Kft. teljeskörű támogatást nyújt ügyfeleinek.
